Im Rahmen der Überprüfung des Rechnungsabschlusses 2022 des Landes führte der LRH eine Ordnungsmäßigkeits- und Belegprüfung durch. Er zog Stichproben und überprüfte, ob Mängel bei der Verbuchung und im Internen Kontrollsystem vorlagen und ob Zahlungsfristen eingehalten wurden.
781 Stichproben gezogen
Für die Ordnungsmäßigkeits- und Belegprüfung zog der LRH 781 Stichproben aus allen Globalbudgets des Rechnungsabschlusses 2022. Sechs Stichproben betrafen Mängel mit Auswirkungen auf den Rechnungsabschluss, neun Stichproben wiesen auf Mängel im Internen Kontrollsystem hin. Mehr als die Hälfte der Stichproben, nämlich 399 von 781 Stichproben, ordnete der LRH sonstigen Mängeln zu. Die sonstigen Mängel waren grundsätzlich formaler Natur, konnten aber finanzielle Auswirkungen haben. Hält das Land beispielsweise das Zahlungsziel nicht ein, führt dies eventuell zu Mahnspesen oder Verzugszinsen.
In 41,1 Prozent Zahlungsfrist überschritten
Tatsächlich stellte der LRH fest, dass das Land bei 263 von 640 Eingangsrechnungen (41,1 Prozent) die Zahlungsfrist überschritten hatte. Zurückzuführen war das meist darauf, dass die Dienststellen der Finanzbuchhaltung die Zahlungs- und Verrechnungsaufträge zu spät übermittelten. Da der digitale Zahlungsvollzug beim Land noch nicht flächendeckend umgesetzt ist, müssen Rechnungen im PDF‑Format sowie E-Rechnungen ausgedruckt und in Papierform abgearbeitet werden.
Das Land plante, bis Ende 2024 alle Dienststellen auf den digitalen Zahlungsvollzug umzustellen. „Wichtig sind eine zeitnahe Verbuchung und damit auch eine fristgerechte Zahlung der Geschäftsfälle. Um den Zahlungsprozess zu optimieren, sollte das Land möglichst rasch den digitalen Zahlungsvollzug flächendeckend einsetzen“, sagt LRH-Direktor Günter Bauer.
Nur wenige E-Rechnungen erhalten
Den Großteil der Rechnungen bekommt das Land mittels Post in Papierform oder per E-Mail als PDF-Datei. Unternehmen haben zudem die Möglichkeit, dem Land ihre Rechnungen über das Unternehmensserviceportal des Bundes als e‑Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu übermitteln. Im Jahr 2022 erhielt das Land lediglich 764 E‑Rechnungen.
Um den Zahlungsvollzug vollständig digital durchzuführen, ist die Übermittlung von E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format an das Land erforderlich. Der LRH empfiehlt daher, eine Verpflichtung zur Übermittlung von E‑Rechnungen einzuführen. Diese besteht beim Bund bereits seit 2014.
Rechnungen doppelt bezahlt
Die Überprüfung des LRH ergab 29 Doppelzahlungen von in Summe 11.386,01 Euro im Jahr 2022. Davon waren 1.128,70 Euro zum Zeitpunkt der Überprüfung noch nicht von den Geschäftspartnern rückerstattet. Auf Nachfrage des LRH forderte die Finanzbuchhaltung die Rückzahlung der unrechtmäßig bezahlten Beträge ein. In 28 Fällen waren Geschäftspartner, Betrag, Belegdatum und Rechnungsnummer identisch. In solchen Fällen liefert die automatisierte Prüfung auf Doppelbuchungen im Softwareprogramm (SAP) einen entsprechenden Hinweis, der vom Sachbearbeiter übergangen werden kann.
„Wir empfehlen, die automatisierte Prüfung von Doppelbuchungen im SAP des Landes dahingehend zu verbessern, dass Doppelbuchungen vom System erkannt und verhindert werden“, sagte Bauer.
Land will alle Empfehlungen umsetzen
In seiner Stellungnahme führte das Land an, alle Empfehlungen umsetzen zu wollen. Der LRH betont nochmals die Wichtigkeit einer raschen Einführung des digitalen Zahlungsvollzugs in der gesamten Landesverwaltung. Er sieht darin mehrere Vorteile für das Land, wie beispielsweise einen beschleunigten und sichereren Prozess, weniger Fehler und eine erhöhte Transparenz
Team Kärnten fordert rasche Umsetzung
Team Kärnten-Chef Gerhard Köfer, selbst auch Mitglied des Kontrollausschusses des Landtages, drängt auf rasche Umsetzung der Empfehlungen im Sinne der Steuerzahler. Es müsse gewährleistet sein, dass das Land sämtliche Möglichkeiten, Skonti zu nutzen, ergreife und damit auch den Bürgern Geld spare. Besonders wichtig sei es, Doppelzahlungen zu verhindern. Köfer kündigt an, den Bericht mit Auskunftspersonen im Kontrollausschuss tiefgreifend debattieren zu wollen und die richtigen Schlüsse aus dem wichtigen Bericht des Landesrechnungshofes zu ziehen.